ZYVORA
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Datenschutzrichtlinie

Gültig ab: 14. Oktober 2026

1. Einführung

Zyvora wird von ShadowPing LLC („ShadowPing”, „wir”, „uns” oder „unser”) entwickelt und betrieben. Diese Datenschutzrichtlinie beschreibt, wie wir Informationen erfassen, verwenden, speichern und schützen, wenn Sie die Zyvora-Plattform (die „Plattform”) nutzen.

Diese Richtlinie deckt zwei Kategorien von Personen ab: (1) Abonnenten — Unternehmen und ihre Mitarbeiter, die Zyvora zur Verwaltung ihrer Abläufe nutzen, und (2) Endkunden — die Kunden dieser Unternehmen, deren Daten von Abonnenten in die Plattform eingegeben werden.

2. Informationen, die wir erfassen

Abonnentenkontodaten: Bei der Registrierung erfassen wir Ihren Geschäftsnamen, Kontaktinformationen, Abrechnungsdetails und Kontoanmeldedaten. Dies wird zur Erstellung und Wartung Ihres Kontos verwendet.

Geschäftsbetriebsdaten: Daten, die Sie zur Verwaltung Ihres Unternehmens eingeben — einschließlich Mitarbeiterprofilen, Servicekatalogen, Zeitplänen, Termindatensätzen, Verkaufsstellentransaktionen, Bestandsdatensätzen, Gehaltsabrechnungsdaten und Geschäftseinstellungen. Sie besitzen diese Daten.

Endkundendaten: Informationen über Ihre Kunden, die Sie in die Plattform eingeben — einschließlich Namen, Kontaktdetails, Terminverlauf, Zahlungsdatensätze, Treuepunkte, Einwilligungsdatensätze und (falls klinische Funktionen aktiviert sind) gesundheitsbezogene Informationen. Sie sind der Datenverantwortliche für die Daten Ihrer Kunden; ShadowPing fungiert als Datenverarbeiter in Ihrem Auftrag.

Visuelle und biometrieähnliche Daten: Wenn Sie Zyvoras Nagelidenti­fizierungs- oder Vorher-/Nachher-Fotofunktionen nutzen, erfasst und speichert die Plattform Fotografien der Nägel, Haut oder anderer körperlicher Merkmale von Kunden. Diese Bilder können mit der Identität eines Kunden in der Plattform verknüpft werden. Sie sind verantwortlich für die Einholung angemessener Zustimmung von Ihren Kunden, bevor Sie solche Bilder erfassen.

Audio- und Videoüberwachungsdaten: Wenn Sie eine Kamera oder Sicherheitssystem-Integration (wie Solink, Verkada, Eagle Eye oder Spot AI) verbinden, können Audio- und Videoaufnahmen Ihrer Geschäftsflächen — einschließlich Aufnahmen von Endkunden, die Ihren Salon besuchen — erfasst und durch diese Integration verarbeitet werden. ShadowPing speichert Kameraaufnahmen nicht direkt; sie werden vom Drittanbieter-Kamerahersteller nach dessen eigenen Bedingungen verarbeitet und gespeichert. Sie sind verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Aufnahmezustimmungsgesetze und das Anbringen erforderlicher Hinweise in Ihren Räumlichkeiten.

Kommunikationsdaten: SMS-, RCS-, E-Mail- und Sprachkommunikation, die über die Plattform versendet wird (über Twilio und Azure Communication Services). Nachrichteninhalt, Lieferstatus und Zeitstempel werden für die Postfachverwaltung und Compliance gespeichert.

Zahlungsdaten: Zahlungstransaktionen, die über integrierte Zahlungsabwickler verarbeitet werden (Square, Stripe usw.). Rohe Kartennummern werden niemals von ShadowPing gespeichert — nur tokenisierte Referenzen, die vom Zahlungsabwickler bereitgestellt werden.

Nutzungs- und Analysedaten: Protokolldaten, Merkmalnutzungsmuster, Fehlerberichte und Leistungsmetriken. Diese Daten werden verwendet, um die Plattform zu verbessern, und werden nicht mit Dritten zu Werbezwecken geteilt.

Geräte- und Hardwaredaten: IP-Adressen, Browser-/App-Typ, Geräteidentifikatoren und Sitzungsdaten, die erfasst werden, wenn Sie auf die Plattform zugreifen. Wenn Sie integrierte Hardware (iPads, Kartenleser, Barcode-Scanner, Kassenrollen-Drucker) verwenden, können Geräteidentifikatoren und Hardwareinteraktionsdaten erfasst werden. Wenn Ihre Organisation iPads oder andere Apple-Geräte in Zyvoras integrierte Geräteverwaltung einschreibt, erfassen wir Gerätename, Modell, Seriennummer, BS-Version, Akkustand und verfügbaren Speicher. Eingeschriebene Geräte können von den autorisierten Administratoren Ihrer Organisation über die Zyvora-Plattform fernkonfiguriert, in den Einzelapp-Modus gesperrt, neu gestartet, heruntergefahren, aktualisiert oder gelöscht werden. Der Gerätestandort wird nur erfasst, wenn der Verloren-Modus von Ihrem Administrator für ein verlorenes oder gestohlenes Gerät aktiviert wurde. Zyvoras Geräteverwaltung ist mandantenspezifisch — nur die Administratoren Ihrer Organisation können Ihre Geräte verwalten.

Klinische Daten (falls zutreffend): Wenn Sie Zyvoras klinische Funktionen nutzen (SOAP-Notizen, HIPAA-gekennzeichnete Formulare), werden geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) mit verbesserten Sicherheitskontrollen und strikter Zugriffsprotokollierung gespeichert. Eine Business Associate Agreement (BAA) ist für die Nutzung klinischer Funktionen erforderlich.

Standortdaten: Zyvora verfolgt den Standort niemandes im Hintergrund. Der Standort von Mitarbeitern wird nur beim Ein- und Ausstempeln geprüft, sofern das Unternehmen Geofencing nutzt. Wenn ein Kartenlesegerät verbunden ist oder auf dem Gerät eines Mitarbeiters eine Kartenzahlung entgegengenommen wird, liest der Zahlungsanbieter (Stripe oder Square) den Standort des Geräts aus, den er für die Verarbeitung persönlicher Zahlungen benötigt, und erhält ihn zu diesem Zweck. Der Standort eines Kunden wird nur verwendet, wenn er sich dafür entscheidet, per Standort einzuchecken. Der Standort von Geräten, die in der Geräteverwaltung registriert sind, wird oben unter „Geräte- und Hardwaredaten“ beschrieben.

Arbeitsplatzdaten: Sofern das Unternehmen sie aktiviert: die Zeiten des Ein- und Ausstempelns und die Pausen der Mitarbeiter sowie ein beim Einstempeln aufgenommenes Foto. Wenn sich Mitarbeiter mit Face ID oder einem Fingerabdruck anmelden, erfolgt der Abgleich auf dem Gerät und es wird nur ein Ergebnis (bestanden oder nicht bestanden) zurückgegeben — es werden keine Gesichts- oder Fingerabdruckdaten an ShadowPing gesendet oder dort gespeichert. Das Unternehmen entscheidet, welche dieser Funktionen aktiviert sind und wer im Unternehmen sehen kann, was sie erfassen.

3. Wie wir Ihre Informationen verwenden

Wir verwenden die Informationen, die wir erfassen, um:

Wir verwenden Ihre Daten oder die Daten Ihrer Kunden nicht für Werbung, Marketing durch Dritte oder einen Zweck, der nicht mit der Bereitstellung der Plattform zusammenhängt.

4. Datenweitergabe und Dritte

Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Wir teilen Daten nur soweit notwendig, um die Plattform zu betreiben:

5. Textnachrichten (SMS)

ShadowPing LLC versendet unter dem Namen Zyvora Textnachrichten: einmalige Anmeldecodes an Personen, die auf einem Zyvora-Anmeldebildschirm ihre eigene Mobilnummer eingeben und einen Code anfordern, sowie Kontobenachrichtigungen an Salonmitarbeitende, die ihre Mobilnummer hinzufügen und Textbenachrichtigungen aktivieren. Es werden keine Werbenachrichten versendet.

Die Nachrichtenhäufigkeit variiert. Es können Nachrichten- und Datengebühren anfallen. Antworten Sie jederzeit mit STOP, um sich abzumelden, oder mit HELP, um Hilfe zu erhalten. Sie können sich auch an support@zyvora.app wenden.

Mobilnummern und die Einwilligung zum Empfang von Textnachrichten werden niemals verkauft, vermietet oder an Dritte oder verbundene Unternehmen für deren Marketingzwecke weitergegeben. Lesen Sie unsere SMS-Bedingungen unter https://app.zyvora.app/sms-terms.

6. Datenspeicherung und Sicherheit

Alle Plattformdaten werden auf Microsoft-Azure-Infrastruktur mit unternehmensweiten Sicherheitskontrollen gespeichert. Wir implementieren die folgenden Sicherheitsmaßnahmen:

Rohkartendaten werden nie auf unseren Servern gespeichert. Abwickleranmeldedaten werden ausschließlich in Azure Key Vault gespeichert.

7. Endkundendaten und Ihre Verantwortlichkeiten

Als Abonnent sind Sie der Datenverantwortliche für die personenbezogenen Daten Ihrer Kunden, die auf der Plattform gespeichert sind. ShadowPing verarbeitet diese Daten als Datenverarbeiter in Ihrem Namen, nur um die Plattformdienste bereitzustellen.

Sie sind verantwortlich für:

Zyvora bietet Tools zur Unterstützung der GDPR-Compliance, einschließlich Kundendatenexport, Workflows zum Recht auf Löschung mit Audit-Trails und Zustimmungsverfolgung pro Salon mit Versionierung von Rechtstexten.

8. GDPR und internationale Datentransfers

Wenn Sie sich im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), Vereinigten Königreich oder einer anderen Gerichtsbarkeit mit Datenschutzgesetzen befinden, haben Sie möglicherweise spezifische Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Diese können das Recht auf Zugang, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Übertragung Ihrer Daten sowie das Recht, bestimmten Verarbeitungen widersprechen zu können, umfassen.

Datentransfers außerhalb des EWR werden unter angemessenen Sicherungsmaßnahmen durchgeführt, einschließlich Standard-Vertragsbedingungen, wo zutreffend. Bitte kontaktieren Sie uns unter privacy@zyvora.app, wenn Sie Fragen zu internationalen Datentransfers haben.

9. CCPA (Einwohner von Kalifornien)

Wenn Sie ein Einwohner von Kalifornien sind, haben Sie Rechte unter dem California Consumer Privacy Act (CCPA), einschließlich des Rechts zu erfahren, welche personenbezogenen Daten wir erfassen, das Recht, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen, und das Recht, sich vom Verkauf Ihrer personenbezogenen Daten abzumelden.

ShadowPing verkauft keine personenbezogenen Daten. Um Ihre CCPA-Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter privacy@zyvora.app.

10. Datenspeicherung

Wir speichern Abonnentendaten so lange, wie Ihr Abonnement aktiv ist. Nach der Stornierung sind Daten 90 Tage lang im schreibgeschützten Modus zugänglich, dann in Cold Storage archiviert. Archivierte Daten werden mindestens 7 Jahre für rechtliche und Compliance-Zwecke beibehalten, sofern Sie keine frühere Löschung anfordern.

Endkundendaten werden gemäß den konfigurierbaren Aufbewahrungsrichtlinien innerhalb der Plattform beibehalten (standardmäßig 7-jährige Aufbewahrung für Kundendokumente). Klinische Daten unterliegen den Anforderungen zur Aufbewahrung von Gesundheitsunterlagen in Ihrer Gerichtsbarkeit.

Kamera-Integrations-Metadaten — einschließlich VideoBookmark-Datensätze, Ereignismetadaten und ablaufende Zugriffs-URLs im Zusammenhang mit Kameraintegrationen wie Solink — werden beibehalten, während die Integration aktiv ist, und für 90 Tage nach Trennung oder Kontokündigung, danach werden sie dauerhaft gelöscht. Tatsächliche Videoinhalte werden von ShadowPing nicht gespeichert; sie bleiben beim Drittkamera-Anbieter unter deren eigenen Aufbewahrungsrichtlinien. Kamera-Integrations-Anmeldedaten, die im Azure Key Vault gespeichert sind, werden bei der Trennung der Integration oder der Beendigung Ihres Kontos vernichtet.

Audit-Log-Daten werden 12 Monate lang im aktiven Speicher aufbewahrt und danach in Langzeit-Speicher archiviert.

11. Cookies und Verfolgung

Die Zyvora-Webanwendung verwendet Session-Cookies und lokalen Speicher für Authentifizierung und Anwendungsstatus. Wir verwenden keine Drittanbieter-Werbecookies oder Tracking-Pixel.

Die Zyvora-Marketingwebsite (zyvora.app) kann Analytics-Tools verwenden, um das Besucherverhalten zu verstehen. Keine persönlich identifizierbaren Informationen werden durch diese Analysen erfasst.

12. Datenschutz von Kindern

Die Plattform ist für geschäftliche Nutzung vorgesehen und richtet sich nicht an Personen unter 18 Jahren. Wir erfassen wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen. Wenn ein Abonnent Informationen über Minderjährige erfasst (z. B. für Jugenddienste), ist der Abonnent verantwortlich für die Erlangung der angemessenen elterlichen Zustimmung.

13. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir benachrichtigen Sie über wesentliche Änderungen per E-Mail oder innerhalb der Plattform. Das „Gültigkeitsdatum” oben auf dieser Seite gibt an, wann die aktuelle Version veröffentlicht wurde.

14. Kontaktieren Sie uns

Bei Fragen zum Datenschutz, Anfragen von Betroffenen oder um eine Business Associate Agreement (BAA) für die Nutzung klinischer Funktionen anzufordern, kontaktieren Sie uns bitte:

ShadowPing LLC (Ohio, USA) — privacy@zyvora.app | support@zyvora.app

Ihre Daten, Ihr Geschäft

Zyvora ist eine professionelle Geschäftsplattform. Sie besitzen Ihre Geschäftsdaten und die Daten Ihrer Kunden. Wir verarbeiten sie nur, um die Plattform bereitzustellen und zu verbessern. Wir verkaufen Ihre Daten niemals an Dritte.